oa办公自动化系统
e辉随笔 N073篇 《关于OA系统》
我在制造型企业内任职时，对签核系统（一般归类成OA）做过一次总结。当时我认为企业设计自己的工作流程时，应该围绕四个点：设定核决权限，遵循业务流程，最低监控原则，流程适度弹性。但是听到宁向东课程中对“合规”和“变革”的讲解，再结合作为供应商给企业部署OA的经历，我又有了一些更新的想法。
回顾一下OA是做什么的
OA系统，是个一开始就有“愿景”特色的系统——实现办公的自动化辅助。它不只在概念上，现实中也成了一个，包山包海的大系统，恨不得解决ERP之外所有运营管理问题。签核的核心没变过，但是系统要依着企业实际运营才有活力的。BPM（Business Process Management），业务流程管理系统应运而生。BPM诞生于《公司再造》的管理浪潮中，围绕业务流程，通过分析、建模和监控，来持续优化改进流程，试图去解决业务增长的难题，帮助公司实现财务目标。
根据各个品牌产品的宣传和介绍，可以很清晰的看到，围绕签核流程的不论OA系统还是BPM系统，都在解决这两个问题：1，提升效率，改变分析再改变业务流程，这是为了更好的活。2，控制风险，固化监控再固化业务流程。这是为了不忽然死。
企业组织生产资料生产产品或者服务以产生利润，企业追求利润的最大化。一方面，在企业经营的各个阶段，不时面临长期利益和短期利益之间的取舍。另一方面，在企业的早期阶段甚至有些企业的后期阶段，员工利益和企业利益都不太能统一起来。所以在企业经营的实际状况中，不论是提升效率的变革还是控制风险的合规，都会碰到内部用户的不理解不支持产生的阻力，这种阻力出现在各种管理行为中，特别是对待企业资源的使用上，总是会有效益和风险的冲突。
签核系统解决资源如何分配
单纯的说签核，经营活动中，员工通过它获得调用企业资源的凭证。企业通过它完成一次对员工使用企业资源的授权。围绕着提升效率和控制风险这两个基本点，签核系统就要在精简流程和合规控制之间找到平衡。
企业的不同阶段，对应效率和合规这两个问题的态度不一样。初创阶段，这两个问题都还不是问题，企业更关心获得订单。在还没有找到可以持续增长点之前——可重复利润，业务流程要不断调整和适应，做流程固化比较难也不实用，这时期签核系统主要目标是数字化，流程基本都签到老板，有没有分析不重要，能后续查阅就可以。
发展阶段，两个问题中只有效率出现在企业视野里，可能已经找到了可重复利润点，业务增长团队要增加，交付能力要补强，效率是大家关注的。这时期系统最有用的分析，能帮助精简流程。效率不断提升是企业需要的，合规控制问题依赖于外部稽核制度，制度怎么说企业就怎么做。
到了成熟阶段，两个问题才真正一起出现在企业视野里，流程的优化偏向于合规控制。同时，如何让新人融入团队，如何让员工充分发挥，如何进一步的提升效率，都是企业所需要的……OA为什么会发展成一个大包大揽的系统，原因是多样的，但不管如何，需求不断深入功能不断叠加，终于平房盖成了山城。这时候的合规控制和精简流程的平衡，就需要回归企业的长期目标，从愿景到价值，从价值到场景，从场景到资源，从资源到授权。以长期看，各个管理系统的到期重构是必然的；历史原因导致架构不足适应业务发展，要发展就在后期调整。
签核系统应有的功能特性
平衡点的选择可能有很多，成本效益比应该能算一个，一个从企业资源凭证出发的签核系统要有什么特性呢？
1，灵活适应组织——底层 组织可能是自上而下授权的正金字塔形式，也可能是自下而上支撑的倒金字塔形式。员工可能是一个部门任职且只有一个职务，也可能是多个部门任职且多个职务的形式。在人力资源的权重飙涨的新时期，会诞生出很多复合型多能型的组织，组织内员工之间的协作将直接而迅速。所以签核流程中，应该要甄别申请人的“流程中的”身份，有些设定了权限的表单只适用唯一匹配的身份。
2，流程弹性适度——用户这个点在于签核系统可以适应不同成熟度的流程。已经成熟的流程，签核的过程相对固定，涉及什么职能部门大家都比较清楚，对弹性要求很低。但是企业不断创新，很多流程并不成熟，有的刚建立有的还在调整，这个时候就需要流程本身有自由度，譬如前后加签、转签、多人会签、退回、驳回中止等功能，就使得签核系统可以适应流程的这种弹性。但是弹性功能带来的弊端也很明显，很多相对简单固化的流程里面会被（故意）滥用，导致流程冗长，决策效率降低，这就是上文提到的阻力，能不担责就不担责，多干多错少干少错。目前各大OA系统都支持自定义表单，管理员在设置权限的时候，可以给比较成熟的流程配备最小权限，禁止加签会签这些功能，流程既然明确了核决人，明确了受理人，就足够完成授权和交付。ZANS致力于制造业管理软件的交付，签核是管理软件的基础功能。ZANS的OA分事务型表单和管理型表单两个大类，事务型归结为申请确定的范围内的企业资源并交付——譬如“请假申请单”，管理型归结为申请不确定的超范围的企业资源并协调——譬如“品质改善单”“项目变更单”等。默认情况下，表单设计好页面格式，只需要设定使用范围和责任部门，表单自动匹配签核流程。
3，注意合规监控——底层这个点在于守住“合规”的底线，所谓“二人为公”，流程最“少”也是经手两个（实际具体的）人。申请人和核决人不是同一个人，核决人和受理人不是同一个人，最好都没有利益关系。OA系统中会有职务代理人的机制，以应对人员休假时候的工作处理，依据最底限监控原则，这个时候就要避免因为职务代理人身份，而出现监控底线的漏洞。OA系统的数字化基因，使得企业获得监管企业内部资源使用的细节的能力。但是要真正获得这个结果，系统需要做到数据和权限的独立，人员也应该如此配备。
4，根据金额核决——底层（可以合并上述3，建立RASCI模型自动适配表单，生成合规且精简的签核流程）公司应批准《核决金额表》，明确涉及公司经营的各项不同的费用和支出，在各个层级主管的被授权的可批准额度。收支是运营核心指标，管理责任和权力就直接体现在对费用、人事、信息的权限（范围）上面，多大的主管管辖多大的费用支出，涉及到钱的事情，不管是开销、损失，还是省了钱、收入，都应该通知到对应金额的核决层级的主管。这个部分可以更新一个思考，就是在新组织形势下，核决权限如何自适应？一个具体的项目或者任务，谁为这个事情的失败买单，谁就掌握权力并负责授权。而系统应该实时的通告RSCIA模型中的RA角色，项目整体费用状况。A（A=Accountable）：老板（被老板授权的）。在流程里，管理型表单的核决人。R（R=Responsible）：项目经理。在流程里，事务型表单的核决人。S（S=Support）：工人。包括工头，都在流程里，需要书面标注意见看法C（C=Consulted）：外援。不在常规流程里，必要时，项目经理可以加签，请其书面标注意见看法。I（I=Informed）：热心观众。不在流程里，只是可以查看信息。 5，符合管理文件——底层（可以和上述4合并，发展出“数字助理”功能，辅助签核）公司会根据现有业务定义管理文件定义作业流程，方便员工遵循，可以做到在岗培训减少训练成本，可以做到标准交付减少沟通成本，可以做到约束行为降低交付风险。这个点可以更新两个体会，一个是流程的目的是为了提升效率和防范风险，而信息化系统可以做到有效的事先禁止，事后追查，所以企业的业务流程设计时候，可以尽可能的在人员的签核链条中追求效率，减少签核人。另一个就是软件应该给出事中警报，降低决策风险——变革的阻力，往往来自企业、员工在变革中的收益、风险都不够清晰，员工畏手畏脚，企业昏头昏脑。即使多数企业自身缺乏足够的数据和方法实现智能决策支持，但是中国已是制造大国，不论数据还是算法都迅速发展，借用互联网的资源，在企业智能决策上的投入还是值得的。
